Dit gedeelte van de kennisbank leidt je door het proces van het beheren van documenten die bij elke transactie in een specifiek portfolio moeten worden bijgevoegd. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen de hier besproken documentlocatie en de documentknop op het dashboard.
Stappen voor het Beheren van Documenten
-
Toegang tot de Documentlocatie
- Navigeer naar het specifieke portfolio waarvoor je documenten moet beheren.
- Zoek de documentsectie die is aangewezen voor het ontvangen van bijlagen voor elke transactie binnen dit portfolio. Dit is anders dan de documentknop op het dashboard.
-
Begrip van Documentbijlagen
- Elke transactie binnen het geselecteerde portfolio zal automatisch een bijlage bevatten als deze in deze sectie is geconfigureerd.
- Bijvoorbeeld, je ziet mogelijk een document getiteld "acte van uitgifte certificaten" (in het Nederlands), met de schakelaar ingeschakeld voor bijvoeging aan transacties.
-
Een Nieuw Document Toevoegen
- Om een nieuw document toe te voegen:
- Klik op de knop "Document Toevoegen".
- Er verschijnt een pop-up venster waarin je het gewenste document kunt selecteren.
- Na het selecteren van het document, zorg ervoor dat je de optie "Bijvoegen aan Transactie" inschakelt om het beschikbaar te maken voor alle transacties binnen het portfolio.
- Om een nieuw document toe te voegen:
-
Bestaande Documenten Beheren
- Als je een document wilt verwijderen van bijvoeging aan transacties, kun je de schakelaar naast de documentnaam uitschakelen.
- Deze actie voorkomt dat het document wordt verzonden met toekomstige transacties.
-
Testen van Documentbijlagen
- Na het configureren van de documenten is het raadzaam om de setup te testen.
- Bevestig dat de documenten correct zijn bijgevoegd aan elke transactie zoals bedoeld. Dit kan essentiële documenten omvatten zoals de statuten of de akte van oprichting.
-
Instellen van Documentontvangers
- Je kunt specificeren wie deze documenten ontvangt:
- Opties omvatten iedereen die betrokken is bij de transactie, alleen medewerkers, alleen oprichters of andere specifieke groepen.
- Maak de selectie op basis van de vereisten voor de transactie en de rol van de ontvangers.
- Je kunt specificeren wie deze documenten ontvangt:
Belangrijke Aantekeningen
- Vergeet niet het onderscheid te maken tussen de documentlocatie voor portfoliotransacties en de algemene documentknop op het dashboard.
- Zorg ervoor dat de schakelaar voor "Bijvoegen aan Transactie" correct is ingesteld voor elk document om verwarring of fouten bij de documentlevering te voorkomen.
🎥 Videoinstructie:
Je kunt de instructies ook bekijken via de onderstaande video:
